ANTIRICICLAGGIO



AML - CFT nel Gruppo UBI Banca - Introduzione


Nel Gruppo UBI Banca la prevenzione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo è gestita nella piena ottemperanza di quanto disposto dalla vigente normativa europea ed italiana1 e dalle disposizioni attuative (“Provvedimenti”) di Banca d’Italia - Banca Centrale della Repubblica Italiana, parte del Sistema Europeo di Banche Centrali (SEBC) e dell'Eurosistema.

In coerenza con quanto disposto in materia da Banca d’Italia, il Gruppo si è dotato di presidi specifici per il controllo dei rischi in oggetto, dedicando risorse, procedure, funzioni organizzative chiaramente individuate e adeguatamente specializzate, ed adottando un modello di gestione che:

  • prevede la costituzione di un’apposita funzione incaricata di sovrintendere all’impegno di prevenzione e gestione dei rischi in discorso;
  • definisce chiaramente, ai diversi livelli, ruoli, compiti e responsabilità nonché predispone procedure intese a garantire l’osservanza dei tre "istituti fondamentali" previsti a livello comunitario, ovvero gli obblighi di:
  • adeguata verifica della Clientela;
  • segnalazione delle operazioni sospette alla FIU;
  • conservazione dei documenti, delle informazioni e dei dati acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della Clientela;

 

  • prevede il coordinamento delle funzioni di controllo in materia di contrasto al riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo, anche attraverso idonei flussi informativi che agevolano la condivisione delle informazioni rilevanti ed evitano incoerenze tra le fonti informative a disposizione del management aziendale; al contempo, il Gruppo si impegna per assicurare che l’architettura delle predette funzioni sia coerente con l’articolazione della struttura, la complessità, la dimensione aziendale, la tipologia dei servizi e prodotti offerti nonché con l’entità del rischio associabile alle caratteristiche della Clientela;
  • responsabilizza il Personale dipendente ed i collaboratori esterni;
  • controlla il rispetto da parte del Personale e dei collaboratori delle procedure interne e di tutti gli obblighi normativi, con particolare riguardo alla "collaborazione attiva" ed alla continuativa analisi dell'operatività della Clientela;
  • prevede adeguata formazione in materia, che deve avere carattere di continuità e di sistematicità.

In relazione a quest'ultimo punto si sottolinea che è la stessa funzione antiriciclaggio che, in collaborazione con le competenti funzioni di Capogruppo e delle Banche e Società Controllate, cura la formazione degli addetti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, svolgendo:

  • l'analisi dei fabbisogni formativi, che deve considerare le previsioni del contesto normativo di riferimento, la specificità dei ruoli aziendali ed i precedenti interventi che hanno interessato gli addetti;
  • la progettazione, lo sviluppo e l'aggiornamento dei contenuti degli interventi formativi, con impostazione unitaria a livello di Gruppo che deve garantire:
    • il recepimento delle prescrizioni normative in vigore;
    • la chiarezza ed efficacia della modalità d'esposizione dei contenuti;
    • la correlazione fra tematiche illustrate ed operatività prevista dalle procedure, con puntuale rimando a casi pratici (illustrazione dei comportamenti attesi e da evitare);
  • la pianificazione dell'erogazione della formazione, che considera il grado di rischio presente presso ciascuna Banca e Società e presso ciascuna unità organizzativa delle stesse.

Gli approfondimenti sono articolati nelle seguenti sezioni:

  1. Modello organizzativo di Gruppo e di Prestitalia;
  2. Impianto normativo e politiche di gestione.

 

1. Modello organizzativo di Gruppo e di Prestitalia

Al fine di potenziare il presidio dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e soddisfare i requisiti richiesti dalle disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni, il Gruppo UBI ha adottato un modello organizzativo che individua in UBI Anti-Financial Crime il riferimento per il governo delle attività correlate alla normativa in materia di contrasto al riciclaggio e finanziamento al terrorismo.

Nella Capogruppo, in seguito all’adozione del modello monistico di amministrazione e controllo, a decorrere dal 12 aprile 2019 la struttura investita del ruolo di Funzione Antiriciclaggio di UBI Banca, è posta a diretto riporto del Chief Executive Officer, mantenendo il riporto funzionale al Consiglio di Amministrazione.

Il Responsabile dell’Area ANTI-FINANCIAL CRIME di UBI Banca è investito del ruolo di Responsabile Antiriciclaggio per UBI Banca e per le Banche e Società che hanno esternalizzato in essa la funzione, tra cui Prestitalia.

Inoltre, in considerazione del ruolo di indirizzo, coordinamento e controllo della Capogruppo nei confronti delle Banche e delle Società Controllate, il Responsabile Antiriciclaggio di UBI Banca assume anche il ruolo di Responsabile Antiriciclaggio di Gruppo, cui viene ricondotta la gestione complessiva del rischio di riciclaggio a livello di Gruppo.

Per quanto concerne la valutazione e l’invio delle segnalazioni di operazioni sospette alla UIF, il Gruppo UBI ha individuato nel Responsabile di UBI Suspicious Transactions il ruolo di Delegato delle segnalazioni di operazioni sospette (SOS) di UBI Banca e di Gruppo (tra cui Prestitalia).

La struttura UBI Suspicious Transactions è collocata in staff al Consiglio di Amministrazione.

Compete al Responsabile delle SOS trasmettere al Referente Antiriciclaggio di Prestitalia, con cadenza trimestrale, il riepilogo delle segnalazioni di operazioni sospette inviate o archiviate.

Il Responsabile del Servizio Controllo Rischi di Prestitalia ricopre il ruolo di Referente Antiriciclaggio che, operando in stretto coordinamento funzionale con l’Area ANTI-FINANCIAL CRIME di Capogruppo, ha il compito di presidiare i processi aziendali collegati alla normativa. In particolare il Referente Antiriciclaggio adegua la propria operatività alle direttive ed istruzioni specifiche formulate dalla funzione antiriciclaggio, al fine di garantire la coerenza operativa di Gruppo in relazione alla gestione e misurazione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

2. Impianto normativo e politiche di gestione

La vigente normativa interna in materia di prevenzione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo si articola principalmente su due livelli gerarchicamente collegati:

  1. Policy e regolamento di governo dei rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo;
  2. "Quaderno Normativo Antiriciclaggio" di Gruppo e di Prestitalia.

La normativa è pubblicata e consultabile on line da tutto il Personale sul “Portale Normativa”, accessibile tramite la intranet aziendale, ed i suoi contenuti sono oggetto degli interventi formativi destinati a tutto il Personale. 

Le prescrizioni contenute nel documento “Policy e Regolamento di governo dei rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo” costituiscono parte integrante del sistema di controllo interno di UBI Banca. Tali prescrizioni applicano i “Principi guida del Sistema dei Controlli Interni del Gruppo UBI” all’interno del contesto di prevenzione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo (di seguito “Rischio” / “Rischi”).

Al fine di indirizzare la gestione del Rischio in Capogruppo e nelle Controllate e garantire e mantenere nel tempo elevati livelli di conformità il documento definisce:

  • gli indirizzi e i principi generali di riferimento;
  • le linee guida di gestione, anche tramite l'individuazione di fattispecie - ulteriori a quanto previsto dal disposto normativo - nei cui confronti vige il divieto ad operare;
  • le caratteristiche del modello organizzativo adottato, in coerenza con gli indirizzi, i principi e le linee guida. In particolare, il modello organizzativo determina:
    • la declinazione dei principali ruoli e delle responsabilità attribuiti ai soggetti coinvolti nelle attività di contrasto al riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo;
    • la rappresentazione dei principali processi inerenti alla prevenzione e gestione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, anche con riferimento alla verifica di conformità;
    • la descrizione delle principali relazioni e flussi informativi tra le strutture di Gruppo coinvolte;
    • la definizione del modello di reporting.

Il “Quaderno Normativo Antiriciclaggio di Gruppo”, destinato a tutto il Personale, illustra le disposizioni definite dal Gruppo per l’applicazione della disciplina in materia, riepilogando in un unico documento la normativa aziendale sull’argomento e le istruzioni da osservare nello svolgimento dell’operatività. 

Ai fini della declinazione delle istruzioni di Gruppo alla realtà aziendale di Prestitalia, è predisposto il “Quaderno Normativo Antiriciclaggio di Prestitalia”, aggiornato periodicamente a fronte di novità normative o di aggiornamenti delle modalità operative correlate. Il documento è stato oggetto di ultimo aggiornamento nel mese di dicembre 2019 al fine di recepire le recenti novità normative in materia.

Le istruzioni operative in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo destinate alla Rete di Vendita di Prestitalia (Agenti e Filiali UBI) sono contenute nella relativa manualistica di riferimento.

Tutto il Personale è tenuto alla stretta osservanza delle disposizioni dettate dai Quaderni e dalle circolari che ne aggiornano i contenuti, avendo consapevolezza che l’eventuale mancato rispetto delle stesse nell’ambito della propria attività lavorativa può implicare l’applicazione delle sanzioni penali ed amministrative stabilite per legge.

Le evidenze della gestione ordinaria e straordinaria delle attività gestionali e progettuali collegate alla materia sono consuntivate con frequenza trimestrale agli organi di amministrazione e controllo di Prestitalia, con relazioni specifiche.

 

Direttiva UE 2015/849 (c.d. "quarta direttiva antiriciclaggio"), recepita a livello nazionale dal D.Lgs. 109/2007 e s.m.i. e dal D.Lgs. 231/2007 e s.m.i.